Инвентаризация товаров: как найти расхождение до нового заказа

Заказ есть, товар в учёте тоже есть. Сборщик идёт к полке, возвращается без коробки. Теперь магазину нужно одновременно искать товар, объяснять задержку и решать, можно ли принимать следующий заказ. Такой пересчёт проходит уже под давлением заказов.

Инвентаризация товаров начинается с пересчёта конкретного физического запаса на определённую дату. Затем факт сравнивают с учётом, проверяют движения и разбирают каждое расхождение. Здесь рассматриваем рабочую сверку своего FBS‑склада. Порядок обязательной бухгалтерской инвентаризации и её документы проверяйте отдельно для своего бизнеса.

Определите, что лежит внутри границы

Сначала выберите место и единицу счёта. Коробка поставщика, комплект для покупателя и отдельный предмет могут выглядеть одинаково на бумаге, но означать разное количество.

В физический запас включают товар, который действительно находится у вас в выбранном месте. Отдельно помечают повреждённое, зарезервированное, собранное к отправке и ожидающее проверки. Продать можно не всё, что можно потрогать.

Не прибавляйте к своему складу товар, уже переданный площадке. Для него нужны другие источники и контроль товара в пути. Если проверяете несколько помещений, задайте каждому своё место в таблице, чтобы одну коробку не посчитали два сотрудника.

Как провести пересчёт без гонки с отгрузками

Зафиксируйте время учётного снимка. По возможности остановите движения выбранной зоны на время счёта. Если работа продолжается, назначьте человека, который отдельно записывает каждое поступление, отгрузку и перемещение после снимка.

Считайте по SKU и варианту. Похожие цвета, размеры и старые баркоды требуют отдельной проверки. Подпись «кружки, примерно ящик» для объяснения расхождения не подойдёт.

Заведите таблицу:

Удобно сначала считать без подсказки ожидаемого количества. Иначе рука слишком охотно дописывает до знакомого итога. Спорные позиции пересчитайте повторно, желательно другим человеком.

Семь недостающих единиц превратились в две

Учебный пример одной позиции. В учёте на контрольное время физический запас 120 единиц. Первый подсчёт дал 113. Получилась разница 7.

При проверке зоны сборки нашли ещё 5 упакованных единиц. Они находятся на этом же складе, не переданы перевозчику, но первый счётчик их пропустил. Остальные движения на границе периода проверены и в примере отсутствуют.

Проверка: 113 + 5 = 118; 120 − 118 = 2. Эти две единицы ещё нельзя автоматически назвать кражей или списанием. Проверьте приёмку, ошибочный вариант, перемещение и документы.

Резерв не исчезает физически. Если упакованные единицы уже зарезервированы, их нельзя ещё раз вычесть из физического факта. Доступный остаток рассчитывают отдельно по правилам своей системы.

Исправить количество и объяснить причину нужно отдельно

В актуальной справке Shopify об изменении остатков хорошо видно различие двух действий: установить точный факт после подсчёта или прибавить изменение к текущему значению. Перепутать их легко: фактические 118 превратятся в добавочные 118.

Сохраните исходный снимок, лист подсчёта и основание корректировки. Не обнуляйте автоматически позиции, которые не успели проверить. «Не посчитали» и «товара нет» означают разное.

Если проблема относится к складу площадки, собственного обхода полок недостаточно. Для поиска товара на WB нужно восстановить движение по документам, а не переносить на площадку результат своего пересчёта.

Что проверить в Плюсомере

В сценарии Ozon раздел «Свой склад» хранит введённый физический запас, включая товар для FBS. Остатки FBS из кабинета Seller к нему не прибавляются. Новые движения после начала автоучёта отражаются по синхронизации; старые отгрузки повторно не списываются.

После пересчёта проверьте журнал движений и внесите фактический остаток штатным действием. Для комплектов учитывайте единицы основного товара: комплект и его составляющие не должны создавать лишний запас. Не переносите устройство этого редактора на WB и Маркет, где состав доступных данных отличается.

Дальше вернитесь к управлению запасами. Исправленный факт нужен для закупки и расчёта дефицита товара. Сам пересчёт ещё не объясняет, выгодно ли продавать оставшийся товар.

Начните с одной проблемной полки. У неё должны появиться понятные факт, источник разницы и следующее действие. Потом расширяйте проверку, сохраняя те же границы счёта.

Частые вопросы

Зарезервированный товар включать в физический подсчёт?

Да, если он действительно находится в выбранном месте. Резерв влияет на доступность продажи, но сам по себе не убирает товар с полки.

Необъяснённая разница сразу означает недостачу по вине сотрудника?

Нет. Сначала проверяют повторный счёт, варианты товара, приёмку, перемещения и события на границе снимка. Причина требует подтверждения.

Можно заменить обязательную инвентаризацию такой таблицей?

Здесь описана рабочая сверка своего склада. Обязательные процедуры, оформление и применимые требования бухгалтерского учёта проверяют отдельно.

Плюсомер сам пересчитает физический склад?

Нет. Факт проверяет продавец. В сценарии Ozon его можно внести в «Свой склад», сопоставив с доступными движениями; это не автоматический обход полок.