Рутина селлера на автопилоте: повторяющиеся задачи и шаблоны

Рутина селлера держится на трёх списках: что делать каждый день, раз в неделю и раз в месяц. В Плюсомере каждое такое дело ставится один раз с повтором: по будням, по понедельникам, каждое 10 число или в последний день месяца. Следующая задача появляется, когда закрыли текущую, поэтому пропущенные дни не превращаются в стопку одинаковых задач.

Ниже примерный чек-лист для магазина на Ozon и инструкция, как превратить его в повторы за десять минут.

Почему рутину лучше не держать в голове

Рутинные дела коварны. Они мелкие, поэтому кажется, что их невозможно забыть. А потом наступает неделя с большой поставкой, и отзывы три дня висят без ответа, реклама крутится по старым ставкам, а выплату никто не сверил.

Голова плохо работает будильником. Особенно голова, которая одновременно думает о фабрике, цене пледа и о том, куда делся скотч. Повторяющаяся задача делает скучную часть работы за вас: помнит, что пора, и показывает это в списке «Сегодня» у нужного человека.

Чек-лист селлера: день, неделя, месяц

Это пример, а не норма. Подстройте под свой магазин: у кого-то поставки раз в месяц, у кого-то каждую неделю.

Месяц удобно закрывать до 15 числа, когда Ozon уже прислал основные начисления. Подробнее об этом в справке Плюсомера, а про цифры, которые стоит смотреть каждую неделю, в статье про аналитику Ozon.

Как поставить задачу на повтор

Самый быстрый способ: написать повтор прямо в строке новой задачи. Плюсомер распознаёт такие слова:

• «каждый день» или «ежедневно»;
• «по будням»;
• «по понедельникам», «по пятницам» и другие дни недели;
• «каждое 10 число».

Например, строка «Ответить на отзывы по будням @Анна» создаст задачу для Анны с повтором по будням. Под строкой появятся плашки «По будням» и «Анна», так что сразу видно, что понял Плюсомер.

Второй способ: открыть задачу и выбрать повтор в поле «Повтор». Там есть все варианты, включая «В последний день месяца» (удобно для дел, которые нельзя делать 31-го, потому что в феврале его нет). Чтобы остановить повтор, выберите «Не повторять». А если в этот раз дело делать не нужно, нажмите «Пропустить этот раз»: текущая задача уйдёт, следующая появится по расписанию.

На карточке повторяющейся задачи стоит маленький значок с круговой стрелкой. Наведите на него, и увидите правило.

Почему повторы не копятся

Плюсомер создаёт следующую задачу, когда текущую закрыли или пропустили, а не по календарю. Срок новой задачи ставится на ближайшую дату по правилу, которая позже и сегодняшнего дня, и срока прошлой задачи.

На практике это значит вот что. Анна ушла на три дня на больничный, отзывы никто не разбирал. Вернувшись, она увидит одну просроченную задачу «Ответить на отзывы», а не три одинаковых. Закроет её, и завтра появится новая. Совесть чистая, список тоже.

Шаблоны и чек-листы

Чек-лист раскладывает задачу на шаги. Пункты отмечаются галочками, на карточке виден прогресс вроде «2 из 5». Когда отмечен последний, Плюсомер напомнит, что задачу можно закрывать.

Пять шаблонов под Ozon уже встроены:

1. «Сделать поставку»: собрать товар, промаркировать, создать заявку, забронировать слот, отгрузить, проверить приёмку.
2. «Обновить карточку товара»: фото, инфографика, описание, характеристики.
3. «Ответить на отзывы и вопросы».
4. «Проверить рекламу».
5. «Заполнить себестоимость новых товаров».

Свой шаблон делается из любой задачи: откройте её, в меню выберите «Сохранить как шаблон». Шаблон станет доступен всей команде в форме новой задачи. Удобно для дел, где важен порядок шагов: приёмка партии от фабрики, запуск нового товара, подготовка к большой акции.

Пример: рутина маленькой команды

Пример условный. Магазин из трёх человек: владелица Елена, менеджер Анна и Петя на складе.

Восемь строк, десять минут на настройку. Дальше каждый утром видит в «Моих задачах» только свою часть рутины, а Елена во вкладке «Вся команда» видит, что из рутины застряло. Чтобы утро начиналось с этого списка, на главном экране кабинета есть карточка «Мои задачи на сегодня».

Для поручений, которые не повторяются, работают обычные правила постановки задач. О них в статье о том, как ставить задачи сотрудникам.

Когда повтор не нужен

Повтор хорош для дел с понятным ритмом. Если дело нужно «иногда, когда что-то случится», повтор будет раздражать: задача станет появляться, когда повода нет, и её начнут закрывать не глядя. Для таких дел лучше работают задачи из цифр. Например, «пополнить остаток» удобнее ставить, когда Плюсомер показал, что товара хватит на несколько дней, а не каждый вторник на всякий случай.

Частые вопросы

Что будет с повтором, если закрыть задачу раньше срока?

Следующая появится сразу. Её срок: ближайшая дата по правилу, которая позже и сегодняшнего дня, и срока закрытой задачи. Если задача стоит по понедельникам и вы закрыли её в пятницу, следующая будет на ближайший понедельник после текущего срока.

Можно ли пропустить одну неделю?

Да. В задаче нажмите «Пропустить этот раз». Текущая задача уйдёт, а следующая появится по расписанию.

Как остановить повтор навсегда?

Откройте задачу и выберите в поле «Повтор» вариант «Не повторять». Текущая задача останется, новых не будет.

Что делать с делами, которые бывают 31-го числа?

Выберите повтор «В последний день месяца». Задача встанет на 28, 29, 30 или 31 число в зависимости от месяца.

Видит ли команда мои личные повторы?

Нет, если задача отмечена как личная. Её видит только автор, даже владелец пространства не увидит.