Как ставить задачи сотрудникам, чтобы их делали с первого раза

Задачу сотруднику понимают с первого раза, если в ней есть пять вещей: глагол, результат, срок, один ответственный и способ понять, что всё готово. «Посмотри рекламу» превращается в «Снизь ставку в кампании органайзеров до пятницы, если ДРР выше 15 %». Остальное (вежливость, смайлики, «пожалуйста») по вкусу, но работу делают именно эти пять частей.

Ниже разберём каждую, покажем плохие и хорошие формулировки и расскажем, как следить за задачей и не превращаться в начальника из анекдота.

Пять частей понятной задачи

Глагол. Задача начинается с действия: «поднять», «заказать», «переснять», «ответить». «Реклама органайзеров» не задача, а тема для разговора. Тема висит в списке неделями, потому что непонятно, с чего начать.

Результат. Что изменится, когда дело сделано. «Переснять фото» оставляет простор: одно фото или все, на каком фоне, к какому дню. «Переснять главное фото подушки при дневном свете, на белом фоне» уже можно сделать и сдать.

Срок. Дата, а для горящих дел ещё и время. «На неделе» читается как «когда-нибудь». Если срока правда нет, честно ставьте «без срока», но таких задач у человека должно быть немного.

Один ответственный. Если отвечают двое, не отвечает никто. Делают вместе? Пусть одна задача будет у одного, а помощь второго станет пунктом чек-листа или отдельной задачей.

Признак готовности. Как вы оба поймёте, что всё. «Цена на карточке 2 690 ₽», «заявка на поставку создана», «у всех отзывов за выходные есть ответ». Без этого сотрудник сдаёт работу, а вы возвращаете её с «я не это имела в виду», и оба немного злитесь.

Плохие и хорошие формулировки

Пример, цифры условные:

Заметьте, что в хорошем варианте почти нет слов «срочно» и «пожалуйста». Их работу делают срок и конкретика.

Срок и срочность: разные вещи

Срок отвечает на вопрос «когда». Срочность отвечает на вопрос «что бросить ради этого». Если каждая задача срочная, сотрудник перестаёт замечать пометку, как перестают замечать вечно мигающий светофор.

Простое правило: метка «Срочно» стоит у одной-двух задач человека, не больше. Время ставьте, только когда оно правда важно: отгрузка, созвон, окончание акции. В Плюсомере за час до указанного времени исполнителю придёт напоминание, и чем реже вы ставите время, тем серьёзнее к нему относятся.

Дайте контекст: цифры, ссылки, файлы

Половина вопросов «а что именно?» возникает из-за того, что вы видели проблему в отчёте, а сотрудник получил только вывод. В Плюсомере задачу удобнее ставить прямо оттуда, где вы её заметили: кнопкой «Поставить задачу» на карточке товара, в остатках, акциях или плане поставок. Товар прикрепится сам, а с ним цифры на момент постановки: цена, заказы в день, остаток, выручка за 30 дней. Подробно об этом в статье о задачах из цифр.

Что ещё положить в задачу:

• описание. Пара предложений «почему»: «конкуренты подняли цены, мы самые дешёвые без причины». Сотрудник, который понимает зачем, принимает решения лучше;
• чек-лист. Если шагов больше трёх. Сотрудник отмечает пункты, вы видите прогресс «2 из 5» без единого вопроса;
• файлы. Фото брака, скриншот из кабинета Ozon, прайс фабрики. До 10 файлов к комментарию, каждый до 10 МБ;
• ссылки. Они становятся кликабельными сами.

Контроль без «ну что там?»

Самая раздражающая часть делегирования: спросить «как дела?» и получить «делаю». В Плюсомере путь задачи виден во вкладке «Поручил я»: «Ещё не открыта», «Открыта в 09:15», «В работе с 10:42», «Готово в 14:03». Если задача висит неоткрытой полдня, это повод написать. Если она в работе, лучше не мешать.

Исполнитель получает задачу в Telegram или MAX и в Telegram может нажать «Начать» и «Готово» прямо в сообщении. Вам придёт уведомление, когда задачу возьмут в работу и когда закончат. Ночью никого не будим: внешние сообщения ждут утра, а в кабинете задача видна сразу.

Остальное делается в комментариях:

• упомяните человека через @, и он получит уведомление;
• нажмите «Следить», если задача не ваша, но вам важно, чем всё кончится;
• сделано не так? Верните задачу в работу с комментарием, что поправить. Исполнитель получит уведомление, и задача снова окажется у него в списке.

Делегируйте результат, а не каждый клик

Есть соблазн расписать задачу до кнопки: «зайди в кабинет, нажми цены, найди плед, поменяй, сохрани». Так вы сделаете работу дважды: сначала в тексте, потом проверяя. И научите сотрудника, что думать не нужно.

Лучше договориться о результате и границах. «Подними цену на плед до 2 690 ₽. Если в акции, сначала скажи мне». Человек сам найдёт, где нажать, а вопрос задаст только там, где правда нужно ваше решение.

Подробные чек-листы хороши для рутины, которую делают каждую неделю: поставка, ответы на отзывы, сверка выплат. Их пишут один раз и сохраняют как шаблон. Как это устроить, рассказываем в статье про повторяющиеся задачи.

Пример: одна задача в трёх версиях

Владелица видит в карточке пледа «Облако», что продажи упали, а у конкурентов цены выше. Пример условный.

Версия 1. В чат: «Маш, глянь плед». Маша глядит. Плед на месте, всё хорошо.

Версия 2. В чат: «Маш, подними цену на плед, срочно». Маша поднимает цену на другой плед, потому что их в магазине четыре. Слово «срочно» не помогло.

Версия 3. Кнопка «Поставить задачу» на карточке пледа «Облако» молочный. Название «Поднять цену до 2 690 ₽», исполнитель Маша, срок сегодня. В описании: «Конкуренты подняли цены, мы без причины дешевле всех. Если плед в акции, сначала напиши мне». Цена, остаток и заказы в день прикрепились к задаче сами. Маша поднимает цену на нужный плед, жмёт «Готово» в Telegram, а через неделю обе видят в задаче, что стало с продажами.

Третья версия заняла минуту. Первые две заняли по минуте плюс разбор полётов.

Не забывайте говорить «спасибо»

Звучит как совет из книжки про лидерство, но работает. В закрытой задаче есть кнопка «Спасибо», исполнитель получит уведомление. Мелочь, а люди охотнее берутся за следующее дело, когда видят, что прошлое заметили.

Частые вопросы

Можно ли поставить одну задачу на двоих?

Нет, у задачи один ответственный. Если делают двое, поставьте задачу тому, кто отвечает за результат, а участие второго добавьте пунктом чек-листа или отдельной задачей.

Сколько задач давать одному человеку?

Универсального числа нет. Ориентир простой: если у человека больше задач на сегодня, чем он может сделать за день, часть из них на самом деле на завтра. Перенесите срок честно, иначе вечные просрочки научат всех их не замечать.

Что делать, если задачу не сделали в срок?

Сначала спросите, что помешало: часто дело в недостающем контексте или в чужой задаче, которая заблокировала эту. Потом поставьте новый срок. Просроченная задача висит наверху списка с пометкой «Просрочено», так что и вы, и исполнитель её видите.

Нужно ли писать длинное описание?

Нет. Хватает одного-двух предложений «почему» и признака готовности. Если описание не помещается на экран телефона, возможно, это несколько задач.

Как поставить задачу, если я не за компьютером?

Плюсомер открывается в браузере телефона, раздел «Задачи» там работает целиком, включая доску. Ещё можно написать помощнику «Спросить Плюсомера»: «Поставь Маше задачу переснять фото подушки до среды». Он покажет черновик и поставит задачу после вашего «да».