Отпуск селлера: как передать дела команде и правда отдохнуть

Чтобы уйти в отпуск и не отвечать на звонки про коробки, за неделю до отъезда сделайте четыре вещи: запишите знание о ходовых товарах в заметки, раздайте текущие дела задачами с одним ответственным и сроком, поставьте рутину на повтор и выдайте замещающему нужные права. В Плюсомере всё это делается в одном кабинете, а в отпуске хватит одного взгляда в день на вкладку «Поручил я». Или ни одного, если повезёт.

Ниже подробный план по дням и пара историй о том, что бывает, если его пропустить.

Почему отпуск селлера обычно не отпуск

Владелец маленького магазина часто сам себе база знаний. Он помнит, у какой фабрики брать корзины, почему плед стоит именно столько и в какую коробку не влезает органайзер. Пока он рядом, это удобно. Когда он на пляже, это звонки.

Классика жанра выглядит так. День первый: «а где лежит скотч?». День третий: «фабрика спрашивает, берём ли партию, а я не знаю, сколько». День пятый: «тут какая-то акция, участвуем?». К концу недели вы отдыхаете с телефоном в руке и отвечаете в рабочий чат из очереди за мороженым.

Почти все такие звонки про две вещи: команда чего-то не знает или не понимает, кто решает. Первое лечится заметками, второе задачами.

За неделю: выгрузите голову в заметки

Начните с товаров, которые приносят основную выручку. Обычно это десяток позиций, не больше. У каждого откройте вкладку «Заметки» и заполните справку «О товаре»:

• поставщик с контактом и условиями: предоплата, минимальная партия, сроки;
• состав. На него чаще всего спрашивают покупатели;
• ссылки на сертификаты, фото и страницу у поставщика.

Потом добавьте в ленту то, что знаете только вы. Почему такая цена, где граница, ниже которой нельзя опускаться, какие акции пробовали и чем кончилось. Самое важное закрепите: закреплённая заметка видна под названием товара на всех вкладках, так что её не пропустят.

Подробно о том, что записывать, рассказываем в статье про заметки к товару. Там двенадцать примеров, половина из них пригодится до отпуска.

За три дня: раздайте дела задачами

Пройдитесь по своим открытым делам. Каждое, которое нельзя отложить на две недели, превратите в задачу для конкретного человека со сроком. Ваши открытые задачи можно передать другому исполнителю прямо в карточке задачи.

Несколько правил, чтобы передача сработала:

• один ответственный на дело. «Анна и Петя разберутся» значит, что разберётся никто;
• решения с границами. «Если фабрика предложит партию дороже 450 ₽ за штуку, не соглашайся, пусть ждут меня». Человеку проще решать, когда понятно, где его полномочия заканчиваются;
• контекст внутри задачи. Если дело про товар, ставьте задачу кнопкой с карточки товара: цифры прикрепятся сами.

Потом откройте вкладку «Вся команда» и разложите доску по людям. Если у одного человека двадцать дел, а у другого два, лучше увидеть это сейчас, а не по звонку на пятый день.

Рутину поставьте на повтор

Повторяющиеся дела (отзывы, остатки, реклама, сверка выплаты) переведите на того, кто остаётся, и поставьте на повтор. Тогда каждое утро у замещающего в «Моих задачах» будет ровно то, что нужно сделать сегодня, без вашего напоминания.

Повторы не копятся: если дело пропустили пару дней, висит одна просроченная задача, а не стопка одинаковых. Как собрать рутину на день, неделю и месяц, рассказываем в статье про повторяющиеся задачи.

Права замещающему

Не давайте свой логин и пароль, даже самому надёжному человеку. Пригласите его в пространство в «Настройки → Команда» и выберите роль. Менеджер работает с продажами, товарами и рекламой, но без прибыли и денег. Если на время отпуска замещающему нужно больше, добавьте отдельные права галочками, а после возвращения уберите.

Проверьте ещё две вещи:

• может ли замещающий ставить задачи другим. Это отдельное право, у менеджера оно есть, у своей роли включается галочкой;
• доступ к нужным магазинам. Если магазинов несколько, задачи по магазину видят только те, у кого к нему есть доступ.

Уведомления: что оставить себе

В «Настройках → Уведомления» можно выбрать, какие события получать и куда: в кабинет, на почту, в Telegram или MAX. На время отпуска многие оставляют себе только «Вашу задачу выполнили», чтобы видеть, что дела идут, и выключают остальное во внешних каналах.

Тихие часы тоже настраиваются. По умолчанию с 22:00 до 8:00 письма и сообщения ждут утра, а в кабинете уведомление появляется сразу. Если летите через часовые пояса, поменяйте там же часовой пояс, иначе Плюсомер вежливо разбудит вас в три ночи по местному времени.

Плюсомер продолжает проверять данные и без вас. Находки вроде «акция в минус» или «денег может не хватить» появляются во вкладке «Нашёл Плюсомер». Перед отъездом договоритесь, кто их разбирает, и назначьте его ответственным.

План по дням

Пример для отпуска на десять дней:

Первый день после отпуска

Не открывайте рабочий чат первым. Откройте «Поручил я»: там видно, что сделано, что в работе и что застряло. Потом «Итог недели», чтобы понять, как шли продажи, пока вас не было. И только потом чат, где к этому моменту уже всё неважно.

У закрытых задач нажмите «Спасибо». Человек, который две недели держал магазин, заслужил хотя бы это. А лучше премию, но её Плюсомер пока не выплачивает.

Частые вопросы

Можно ли дать замещающему свой пароль от Плюсомера?

Не стоит. Пригласите его как участника команды с нужной ролью: так у него будут только нужные права, все действия будут записаны на его имя, а после отпуска права легко убрать.

Увидит ли замещающий прибыль магазина?

Это зависит от роли и прав. Менеджер по умолчанию работает без прибыли и денег. Если ему нужно видеть прибыль на время отпуска, добавьте это право галочкой в «Команде», а после возвращения уберите.

Как вернуть задачи себе после отпуска?

Откройте задачу и смените исполнителя. Повторяющиеся задачи передаются так же: следующая копия появится уже у нового исполнителя.

Что, если замещающий тоже заболеет?

Откройте вкладку «Вся команда», разложите доску по людям и передайте его открытые задачи другому участнику. Если человек совсем уходит из команды, его открытые задачи вернутся к тем, кто их ставил.

Можно ли совсем не получать уведомления в отпуске?

Да. В «Настройках → Уведомления» отключите внешние каналы для событий, которые вам не нужны. В кабинете уведомления останутся, и после возвращения вы увидите всё, что пропустили.