Задачи в Плюсомере: дела магазина там же, где прибыль и остатки

В Плюсомере появился раздел «Задачи»: дела себе и команде лежат в том же кабинете, где прибыль, остатки и акции. Задача ставится одной строкой или кнопкой прямо с карточки товара, и тогда к ней сами прикрепляются товар и его цифры. Исполнитель узнаёт о деле в Telegram, MAX, браузере или на почте, а вы видите, когда он открыл задачу, взял её в работу и закончил.

Ниже разберём, как это устроено, зачем задачам жить рядом с цифрами и как перенести туда дела команды за один вечер.

Почему дела теряются в рабочем чате

У небольшой команды на Ozon дела обычно живут в мессенджере. Владелец пишет «Маш, подними цену на плед», Маша ставит реакцию, через час чат уезжает вверх под фотографиями коробок, голосовыми и обсуждением, кто забрал скотч. Через три дня выясняется, что цену никто не поднимал, а реакция означала «вижу», а не «сделаю».

Чат плохо держит три вещи, без которых задача не задача:

• хозяина. «Кто-нибудь посмотрите остатки» читают все, а делает никто;
• срок. «Надо бы на неделе» в пятницу вечером превращается в «ой»;
• статус. «Ок» в чате означает что угодно: принял, понял, уже сделал или отстань.

Есть и четвёртая беда, специфическая для селлера. Проблему вы видите в отчёте: товар уходит в минус, остаток тает, акция съела маржу. Потом переключаетесь в мессенджер и пересказываете цифры своими словами. По дороге половина цифр теряется, а исполнитель открывает отчёт заново и ищет, о каком товаре вообще речь.

Как устроен раздел «Задачи»

Статусов три, и других нет: «Нужно сделать», «В работе», «Готово». Ответственный у задачи один. Если делают двое, это две задачи. Звучит строго, зато вопрос «а кто должен был?» больше не возникает.

Новая задача пишется строкой сверху и сохраняется по Enter. Плюсомер сам вытаскивает из текста срок, время, исполнителя и срочность. Например, строка «Ответить на отзывы завтра до 15:00 @Маша !» превратится в задачу «Ответить на отзывы» со сроком на завтра, временем 15:00, исполнителем Машей и меткой «Срочно». Распознанные слова появляются плашками под строкой. Если Плюсомер понял слишком много (бывает, когда «завтра» относится к названию), нажмите на плашку, и слово останется в тексте.

Смотреть на задачи можно двумя способами:

• Список. Дела сгруппированы по срокам: «Просрочено», «Сегодня», «Завтра», «На этой неделе», «Позже», «Без срока». Кружок слева закрывает задачу, кнопка справа делает следующий шаг: «Начать» или «Готово».
• Доска. Три колонки по статусам, карточку перетаскиваете мышью. На телефоне нажмите на карточку и подержите, она поднимется и поедет за пальцем.

На значке раздела в меню стоит число: сколько дел у вас на сегодня вместе с просроченными. В обзоре магазина есть карточка «Мои задачи на сегодня», так что утро начинается с цифр и сразу со списка дел.

Если что-то нажали по ошибке, внизу появится плашка «Отменить». Закрыли не ту задачу, перетащили не туда: одно касание, и всё как было.

Задача прямо из цифры

Тут главное отличие от отдельного трекера. Кнопка «Поставить задачу» стоит там, где вы видите проблему: на карточке товара, в остатках, в акциях, в плане поставок, в платёжном календаре и в уведомлениях. Форма открывается уже заполненной: товар, черновик названия, иногда срок. У платежа срок совпадёт с датой оплаты, у акции с последним днём, когда из неё ещё можно выйти, а поставка придёт сразу с чек-листом шагов.

Задача запоминает цифры товара на момент постановки: цену, заказы в день, остаток и на сколько дней его хватит, выручку за 30 дней и себестоимость. Цифры замораживаются с датой, а рядом видно, что с ними сейчас, со стрелками вверх и вниз. Исполнитель открывает задачу и сразу понимает, о чём речь, без созвона «а где ты это увидел».

Через неделю после выполнения этот блок называется «Что изменилось за неделю после задачи». Плюсомер честно пишет, что это наблюдение, а не доказательство: на продажи влияют сезон, конкуренты и реклама. А если причина задачи исчезла сама (например, остаток пополнили), в задаче появится подсказка «Похоже, всё решилось» и предложение её закрыть. Подробнее про такие задачи в статье о задачах из цифр.

Плюсомер находит дела сам

Часть дел ставите не вы. Плюсомер проверяет данные после каждой загрузки с площадок и складывает находки во вкладку «Нашёл Плюсомер»: товары без себестоимости, акции, которые продают в минус, риск, что денег не хватит на платежи, доход, который подходит к лимиту налогового режима.

У каждой находки написано, что нашли, почему это важно, что сделать и как проверить результат. Ответственного и срок назначаете вы. Когда дело сделано, нажмите «Я исправил», и Плюсомер сразу перепроверит данные. Проблема ушла, дело закрылось само.

Порядок тоже продуман. Сверху стоят дела, без которых остальные выводы неверны. Если у товара нет себестоимости, спорить о его прибыли рано.

Уведомления, которые не будят ночью

О новой задаче исполнитель узнаёт в колокольчике в кабинете и в одном внешнем канале. Если привязан Telegram или MAX, сообщение придёт туда. Если нет, придёт пуш в браузере, а если и его нет, письмо, причём письмом приходит только важное: новая задача, задачу вернули в работу, вас упомянули.

В Telegram под сообщением о новой задаче есть кнопки «Начать» и «Открыть». После «Начать» появятся «Готово» и «Открыть». Сотрудник на складе закрывает задачу, не выпуская из рук скотч и не открывая кабинет.

Ещё несколько правил, чтобы уведомления помогали, а не раздражали:

• сообщение уходит через 30 секунд после действия. Если за это время нажали «Отменить», оно не уйдёт вовсе;
• несколько задач от одного человека за пару минут приходят одним сообщением;
• в тихие часы (по умолчанию с 22:00 до 8:00) внешние сообщения ждут утра, даже срочные;
• суммы из цифр задачи в мессенджеры не уходят: только название, срок и кто поставил;
• если у задачи указано время, за час до него придёт напоминание.

Постановщик видит путь задачи прямо в списке: «Ещё не открыта», «Открыта в 09:15», «В работе с 10:42», «Готово в 14:03». Вопрос «ну что там?» можно больше не задавать. Если сделано не так, верните задачу в работу с комментарием, и исполнитель получит уведомление.

Пример: понедельник в магазине из трёх человек

Пример выдуманный, по мотивам демо-магазина «Уютный дом». Владелица Елена, менеджер Анна и Маша на контенте.

1. В 9:05 Елена открывает обзор. В карточке «Мои задачи на сегодня» две её задачи и одна просроченная у Анны.
2. В карточке пледа «Облако» Елена видит, что конкуренты подняли цены. Жмёт «Поставить задачу», пишет «Поднять цену до 2 690 ₽», выбирает Машу и срок «Сегодня». Цена, остаток и заказы в день сохраняются в задаче.
3. Маша получает сообщение в Telegram и нажимает «Начать». Елена видит у задачи «В работе с 9:12».
4. Анна по будням отвечает на отзывы. Эта задача стоит на повторе: вчерашнюю закрыли, новая появилась сама.
5. Во вкладке «Нашёл Плюсомер» висит «Заполнить себестоимость кофра с окном». Елена назначает её себе на сегодня: без себестоимости прибыль по кофру считается неполной.
6. В 14:03 Маша жмёт «Готово» прямо в Telegram. Елена получает уведомление и отправляет Маше «Спасибо».

Ни одного «ты видела?» в чате. Чат остаётся для фотографий коробок, ради них его и заводили.

Рутина, чек-листы и шаблоны

Ответы на отзывы, сверка выплат, проверка рекламы повторяются каждую неделю. Ставить их руками скучно, а забыть легко. Поэтому у задачи есть повтор: каждый день, по будням, по выбранным дням недели или раз в месяц, в том числе в последний день месяца. Следующая задача появляется, когда текущую закрыли. Новые не копятся: если три дня не отвечали на отзывы, висит одна просроченная задача, а не три.

Чек-лист собирает шаги внутри задачи, на карточке виден прогресс «2 из 5». Готовые шаблоны под Ozon уже есть: «Сделать поставку» с шагами (собрать, промаркировать, создать заявку, забронировать слот, отгрузить, проверить приёмку), «Обновить карточку товара», «Ответить на отзывы и вопросы», «Проверить рекламу», «Заполнить себестоимость новых товаров». Свою задачу можно сохранить как шаблон для всей команды.

Как собрать недельную рутину и не утонуть в повторах, рассказываем в статье про повторяющиеся задачи.

Кто что видит

Права в задачах продолжают права в Плюсомере:

• задачи себе может ставить любой участник, включая партнёра;
• ставить задачи другим и видеть задачи всей команды могут владелец, менеджер и бухгалтер. Для своей роли эти права включаются галочками;
• личную задачу видит только автор. Владелец пространства тоже нет, честное слово;
• задача, привязанная к магазину, видна только тем, у кого есть доступ к этому магазину;
• себестоимость в цифрах задачи видят только те, кому разрешено видеть прибыль. У остальных на её месте пометка «скрыто правами».

Если сотрудник ушёл из команды, его открытые задачи вернутся к тем, кто их ставил. Ничего не повиснет в воздухе.

Как начать за один вечер

1. Пригласите команду в «Настройки → Команда» и проверьте роли.
2. Попросите каждого привязать Telegram или MAX в «Настройках → Уведомления». Без этого задачи придут только в кабинет и на почту.
3. Перенесите из чата живые дела: по строке на дело, сразу с исполнителем и сроком.
4. Поставьте на повтор то, что вы делаете каждую неделю.
5. Договоритесь с командой о простом правиле: дело, которого нет в «Задачах», не существует.

Если удобнее говорить словами, попросите помощника «Спросить Плюсомера»: «Поставь Маше задачу поднять цену на худи до пятницы». Он соберёт черновик и спросит подтверждение. Как сформулировать задачу, чтобы её сделали с первого раза, разбираем в статье о том, как ставить задачи сотрудникам.

Частые вопросы

Сколько стоят задачи?

Раздел «Задачи» входит в тариф Плюсомера и отдельно не оплачивается. В тариф входит пять мест для команды вместе с владельцем, каждое следующее место оплачивается отдельно.

Можно ли вести задачи только для себя?

Да. Задачи себе может ставить любой участник. Личная задача видна только вам, даже владелец пространства её не увидит.

Что, если сотрудник не пользуется Telegram?

Подойдёт MAX. Если нет и его, Плюсомер пришлёт пуш в браузере или письмо о важных событиях: новая задача, задачу вернули в работу, вас упомянули. В колокольчике в кабинете видно всё.

Увидит ли менеджер прибыль через задачу?

Нет, если у него нет права видеть прибыль. Себестоимость в цифрах задачи он увидит как «скрыто правами», а цену, остаток и заказы в день увидит как обычно.

Можно ли поставить задачу голосом или в чате с помощником?

В кабинете можно написать помощнику «Спросить Плюсомера», например: «Поставь Анне задачу проверить рекламу органайзеров на завтра». Помощник покажет черновик и поставит задачу только после вашего «да».

Где посмотреть, как это выглядит, до подключения?

В демо-кабинете открыт раздел «Задачи» с примерами: список, доска, задачи из карточек товаров и находки Плюсомера. Регистрация не нужна.